Cuaderno de registro de spotting en Excel o Google Sheets: columnas, fórmulas y análisis

Llega un momento en que la libreta ya no basta. Quieres saber cuántos A320neo distintos has visto ya, qué matrícula ha pasado hoy por primera vez ante tu objetivo y qué spot te aporta más novedades. Un cuaderno de registro de spotting en Excel o Google Sheets te da justo esas respuestas si lo montas bien desde el principio. Esta guía te muestra qué columnas necesitas, cómo evitar erratas con listas de selección y con qué fórmulas tu lista se convierte en una estadística de verdad.

La respuesta corta: así es un buen cuaderno de registro en hoja de cálculo

Un cuaderno de registro útil es una tabla de datos en la que cada fila describe exactamente un avistamiento y cada columna exactamente una propiedad. La matrícula identifica el avión, el código de tipo OACI, el tipo, el aeropuerto y el spot, el lugar, y la fecha y la hora, el momento. A ello se suman unas cuantas columnas auxiliares que las fórmulas rellenan automáticamente, como la marca «primer avistamiento». Los análisis van en hojas propias y solo leen de la tabla de datos.

Que uses Excel o Google Sheets es secundario. Lo decisivo es la disciplina al introducir los datos: lo que registras de forma uniforme, lo puedes contar después. Lo que escribes unas veces de una manera y otras de otra, ninguna fórmula lo cuenta bien. Si aún dudas de si una hoja de cálculo es la herramienta adecuada, te ayuda la comparación Libreta, hoja de cálculo o app.

Las columnas: obligatorias, opcionales y auxiliares

Antes de rellenar la primera fila, defines la fila de encabezado. Insertar columnas después es posible, pero cada cambio en la estructura te cuesta retoques en las fórmulas. Esta distribución ha dado buen resultado:

Columna	Contenido	Ejemplo	¿Obligatoria?
A – ID	número correlativo	1287	recomendada
B – Fecha	formato de fecha real	14/10/2026	sí
C – Hora	formato de hora, aproximada basta	16:42	recomendada
D – Aeropuerto	código OACI o IATA	EDDM	sí
E – Spot	nombre fijo de tu lista de spots	Colina de observación	recomendada
F – Matrícula	mayúsculas, con guion	D-AIXA	sí
G – Código de tipo	código de tipo OACI	A359	sí
H – Aerolínea	nombre o código OACI de la aerolínea	DLH	sí
I – Movimiento	aterrizaje, despegue, rodaje, estacionado	Aterrizaje	recomendada
J – Pista	pista en uso	26R	opcional
K – Observaciones	librea, rasgo especial	Librea especial	opcional
L – Foto	nombre de archivo o Sí/No	IMG_4711	recomendada
M – Fuente	visto por mí / añadido después	propia	recomendada
N – ¿Nuevo?	mediante fórmula	nuevo	columna auxiliar

Unas notas sobre las columnas críticas:

• Matrícula: es tu clave más importante, porque identifica cada avión. Cómo se construyen las matrículas y por qué pueden cambiar a lo largo de la vida de un reactor lo explica la guía Entender las matrículas de los aviones. Si cambia la matrícula de un avión, ayuda una columna adicional para el número de serie; más al respecto en el artículo sobre MSN, c/n y número de línea.
• Código de tipo: con códigos de tipo OACI de cuatro caracteres como A20N, A359 o B738 escribes los tipos de forma breve e inequívoca. Cómo distinguir junto a la valla, por ejemplo, un A320neo de un A320ceo lo muestra la guía Distinguir un A320neo de un ceo. Qué hay detrás de los códigos lo explica la guía Códigos de tipo OACI explicados. Quien prefiere el texto claro crea una segunda columna con el nombre completo y la rellena con una fórmula de búsqueda.
• Aeropuerto: decídete por un sistema, código OACI (EDDF) o código IATA (FRA), y mantenlo. Las diferencias las resume Códigos IATA y OACI explicados.
• Fecha y hora: introdúcelas como valores reales de fecha y hora, no como texto. Solo así puedes analizar por año, mes o día de la semana.

Estructura del archivo: tres hojas en vez de una

Un cuaderno de registro crece durante años. Para que siga siendo claro, divide el archivo en tres áreas:

1. Registro: la tabla de datos. Aquí solo se introduce, nunca se calcula, salvo en columnas auxiliares claramente marcadas.
2. Listas: los datos maestros para tus listas de selección: aeropuertos, spots, códigos de tipo con nombres en texto claro, aerolíneas, tipos de movimiento. También tu lista de deseos con las matrículas o tipos que buscas puede estar aquí.
3. Análisis: recuentos, clasificaciones, comparativas anuales y gráficos. Esta hoja solo lee del registro.

En Excel conviertes el rango de datos de la hoja «Registro» en una tabla estructurada (Inicio › Dar formato como tabla) y le pones un nombre, por ejemplo «Registro». La ventaja: las filas nuevas pasan a formar parte de la tabla automáticamente, las fórmulas de las columnas auxiliares siguen solas y en las fórmulas puedes trabajar con nombres de columna como Registro[Matrícula] en vez de rangos de celdas. En Google Sheets consigues un efecto parecido usando rangos abiertos como F2:F, que llegan hasta el final de la columna.

Inmoviliza además la fila de encabezado, para ver siempre al desplazarte qué columna estás rellenando. Suena trivial, pero evita muchas entradas en la columna equivocada.

Evitar erratas: listas de selección y reglas de validación

La causa más frecuente de estadísticas erróneas son las entradas inconsistentes. «Iberia», «IBE» e «IB» son para ti la misma aerolínea, pero para una fórmula son tres distintas. La solución se llama validación de datos (en Excel y en Google Sheets).

• Listas de selección: para aeropuerto, spot, código de tipo, aerolínea y movimiento, remites a las listas de la hoja «Listas». Los valores nuevos los introduces primero allí y luego están disponibles en el desplegable. Así, cada grafía es única.
• Limitar la fecha: permite en la columna de fecha solo valores de fecha válidos, a ser posible con una fecha mínima. Así no se cuela un «14/1O/2026» con una O en lugar de un cero.
• Normalizar las matrículas: en la matrícula el texto libre es inevitable. En una columna auxiliar puedes quitar con =MAYUSC(ESPACIOS(F2)) los espacios sobrantes al principio y al final y convertirlo todo en mayúsculas. En Google Sheets se puede definir como regla de validación personalizada un control de formato aproximado, por ejemplo =REGEXMATCH(F2;"^[A-Z0-9]+-?[A-Z0-9]+$"). Eso detecta espacios y minúsculas, pero no comprueba si una matrícula existe de verdad.

Ayuda además el formato condicional: colorea las filas en las que falta la matrícula o resalta con color los primeros avistamientos. Así ves enseguida, al desplazarte, dónde algo no cuadra.

Las fórmulas más importantes para el cuaderno de registro

Los ejemplos siguientes usan los nombres de las funciones de Excel en español y el punto y coma como separador, como es habitual con la configuración regional de España. Las letras de columna se refieren a la tabla de arriba. En Google Sheets puedes decidir en Archivo › Configuración si las funciones se muestran con nombres en inglés o en español; los nombres en inglés van entre paréntesis.

Marcar primeros avistamientos

Ordena el registro cronológicamente por fecha y hora. Después escribes en la columna auxiliar N:

=SI(CONTAR.SI(F$2:F2;F2)=1;"nuevo";"") (IF, COUNTIF)

La fórmula cuenta cuántas veces aparece la matrícula desde la primera fila de datos hasta la fila actual. Si es exactamente una vez, esa fila es el primer avistamiento. Gracias a la referencia mixta F$2, el rango crece al copiar hacia abajo. El mismo principio funciona con la columna G para tipos nuevos o con la columna H para aerolíneas nuevas, práctico si quieres coleccionar tipos de avión de forma específica.

Contar matrículas distintas

=CONTARA(UNICOS(FILTRAR(F2:F5000;F2:F5000<>""))) (COUNTA, UNIQUE, FILTER)

UNICOS devuelve cada identificador una sola vez, y FILTRAR descarta antes las celdas vacías. Según Microsoft, UNICOS existe en Excel para Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024; en versiones anteriores recurres a una tabla dinámica. En Google Sheets es más corto con =COUNTUNIQUE(F2:F).

Avistamientos por tipo, aerolínea o aeropuerto

=CONTAR.SI.CONJUNTO(G2:G5000;"A20N";D2:D5000;"EDDF") (COUNTIFS)

Así cuentas, por ejemplo, todos los avistamientos de A320neo en el aeropuerto de Fráncfort. En lugar de valores fijos puedes remitir a celdas y construir así una pequeña máscara de consulta: el código de tipo en una celda, el aeropuerto en la siguiente y el resultado al lado.

Análisis por año

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B5000;">="&FECHA(2026;1;1);B2:B5000;"<"&FECHA(2027;1;1))

Con esto cuentas todas las entradas de un año. Combinada con la columna «¿Nuevo?», obtienes el número de primeros avistamientos por año, la base de tu balance anual de spotting.

Cotejar la lista de deseos

Crea en la hoja «Listas» una columna con las matrículas que buscas. Al lado compruebas:

=SI(CONTAR.SI(Registro!F:F;A2)>0;"visto";"pendiente")

Con el formato condicional, las entradas cumplidas se vuelven verdes. Es el equivalente en hoja de cálculo de ir tachando una flota, como lo describe la guía Registrar flotas completas. Además, =MIN.SI.CONJUNTO(Registro!B:B;Registro!F:F;A2) (MINIFS) te da la fecha del primer avistamiento.

Clasificaciones con QUERY (solo Google Sheets)

Google Sheets tiene con QUERY una función que agrupa y ordena datos con un lenguaje de consulta parecido a SQL. Una clasificación de tipos de tu registro se ve así:

=QUERY(Registro!A:N;"select G, count(F) where G is not null group by G order by count(F) desc";1)

La consulta agrupa por código de tipo, cuenta las entradas y ordena de forma descendente. El 1 final le dice a Sheets que la primera fila contiene encabezados. En Excel se consigue lo mismo de la forma más sencilla con una tabla dinámica.

Análisis que de verdad merecen la pena

Con las fórmulas de arriba se pueden generar incontables cifras. Son útiles sobre todo las que te ayudan en la próxima salida:

Análisis	Pregunta que hay detrás	Herramienta
Primeros avistamientos por spot	¿Dónde encuentro más matrículas nuevas?	CONTAR.SI.CONJUNTO con la columna «¿Nuevo?» y el spot
Clasificación de tipos	¿Qué tipos veo constantemente y cuáles rara vez?	Tabla dinámica o QUERY
Avistamientos por hora	¿A qué hora del día pasa más en mi caso?	HORA (HOUR) en una columna auxiliar, luego tabla dinámica
Comparativa de meses	¿En qué época del año merece la pena mi aeropuerto de casa?	MES (MONTH) en una columna auxiliar, luego tabla dinámica
Proporción con foto	¿Cuántos avistamientos están respaldados con foto?	CONTAR.SI sobre la columna «Foto»
Lista de deseos pendiente	¿Qué me falta aún?	Cotejo con CONTAR.SI

El análisis por hora es especialmente revelador si lo combinas con la configuración de pistas y la luz. Una columna para la pista en uso te muestra, tras unos meses, con qué frecuencia tu spot favorito está del lado correcto; el artículo Entender la configuración de pistas de un aeropuerto ofrece el contexto. Quien quiera profundizar en gráficos y cifras clave encontrará más ideas en la guía Analizar tus propias estadísticas de spotting.

¿Excel o Google Sheets?

Ambos programas pueden hacer todo lo que necesita un cuaderno de registro de spotting. Las diferencias están en el día a día:

Por cierto, un uso mixto es perfectamente válido: en el spot anotas rápido y de forma breve, y por la noche lo pasas limpio al cuaderno de registro. Cómo acelerar el registro sobre el terreno está en la guía Anotar avistamientos rápido en el spot. Las matrículas u horas que faltan se pueden completar a menudo después con el historial de los sitios de seguimiento de vuelos; cómo se hace lo explica el artículo Contrastar avistamientos con ADS-B.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

• Varios aviones en una celda. «D-AINA, D-AINB» en un campo es, para cualquier fórmula, un único valor desconocido. Siempre una fila por avión.
• Fecha como texto. Si la fecha aparece alineada a la izquierda en la celda, el programa suele haberla reconocido como texto. Entonces no funcionan ni la ordenación ni el análisis por año.
• Celdas combinadas. Quedan ordenadas, pero estropean la ordenación y el filtrado. No tienen sitio en la hoja de datos.
• Fórmulas sobre columnas enteras en cada fila. Una fórmula CONTAR.SI que recorre la columna completa en cada fila se vuelve lenta con muchos miles de entradas. Los rangos limitados o las tablas estructuradas mantienen el archivo rápido.
• No marcar los añadidos posteriores. Si reconstruyes avistamientos a partir de fotos o de memoria, anótalo en la columna «Fuente». Así tu estadística sigue siendo honesta.
• Sin copia de seguridad. Un archivo con diez años de avistamientos merece el mismo cuidado que tu archivo de fotos. Exporta una copia con regularidad, por ejemplo como archivo CSV, y guárdala aparte; encontrarás ideas en la estrategia de copias de seguridad para fotos de spotting.

Unir fotos y cuaderno de registro

Una entrada del cuaderno con foto vale más que una sin ella, porque la imagen respalda la matrícula. Lo más sencillo es introducir el nombre de archivo en la columna L. Más elegante aún es etiquetar bien las propias fotos: si la matrícula y el tipo están en los metadatos, encuentras cada imagen con el buscador de tu gestor de fotos. Cómo se hace lo describe la guía Etiquetar bien las fotos. Una estructura de carpetas para tu archivo fotográfico uniforme garantiza que el nombre de archivo del cuaderno siga apuntando al archivo correcto incluso pasados los años.

Un ejemplo práctico: estás en el Affenfelsen de Hamburgo y fotografías un Airbus A320neo de Lufthansa al aterrizar. En el cuaderno se convierte en una fila con fecha, hora, EDDH, Affenfelsen, la matrícula, A20N, la aerolínea, «Aterrizaje», la pista y el nombre del archivo. La fórmula de la columna N te dice enseguida si fue un primer avistamiento.

Conclusión

Un cuaderno de registro de spotting en Excel o Google Sheets se monta rápido y es sorprendentemente potente, siempre que respetes unas pocas reglas: una fila por avistamiento, columnas fijas, grafías uniformes mediante listas de selección y una separación clara entre datos y análisis. Entonces las fórmulas marcan tus primeros avistamientos, cuentan matrículas distintas y te montan clasificaciones por tipo, aerolínea y spot. Lo básico sobre documentar lo encuentras en la guía Documentar avistamientos y llevar un cuaderno de registro.